Ce tableau synthétise les principales typologies de documents ou de dossiers produits par le ministère de la Justice et précise leur caractère communicable en application des dispositions de la loi du 17 juillet 1978 sur l'accès aux documents administratifs, en prenant appui sur les avis de la CADA et la jurisprudence du Conseil d'Etat (cf. www.cada.fr).

1. Les principes de base - ↑ -

Ce qu'est et ce que n'est pas un document administratif

L'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 définit ainsi les documents administratifs :

Sont considérés comme documents administratifs (...) quel que soit le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu, les documents élaborés ou détenus par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées de la gestion d'un service public, dans le cadre de leur mission de service public. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions.

Concernant le ministère de la Justice, la commission d'accès aux documents administratifs s'est déclarée incompétente pour un certain nombre de documents, ayant le point commun d'être en rapport avec les affaires portées devant les juridictions.

Par exemple, les documents produits dans le cadre de la préparation ou de l'exécution d'un jugement - et notamment les dossiers de grâces (avis CADA 20064190, séance du 26/10/2006, président de la République) - ne sont pas des documents administratifs ; il en va de même pour les documents produits ou reçus par les ordres professionnels (avis CADA 20070024, séance du 25/01/2007, bâtonnier de l'ordre des avocats du barreau de Bordeaux) et des bulletins du casier judiciaire national (avis CADA 20033847, séance du 25/09/2003, procureur de la République près le TGI de Bourges).

Certains types de documents sont, selon le contexte et le sujet traité, des documents administratifs ou des documents judiciaires. Ainsi les rapports et dépêches échangés entre les parquets, les parquets généraux et la Chancellerie, liés à une procédure civile, pénale ou commerciale, pouvant s'y rattacher ou la générer, sont des documents administratifs lorsqu'il s'agit de documents d'ordre général - instructions aux parquets en matière de politique pénale - ; il s'agit en revanche de documents judiciaires lorsque l'objet de la correspondance porte sur une affaire précise (conseil CADA 20042980, séance du 26/08/2004, ministère de la Justice).

A quels documents administratifs est-il possible d'accéder ?

Il est possible de demander l'accès aux documents administratifs, dans la mesure où :
ceux-ci ne sont pas publiés (article 7 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978),
les conditions fixées par l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 sont respectées :

I. Ne sont pas communicables les documents administratifs dont la consultation ou la communication porterait atteinte :

• au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif ;
  
• au secret de la défense nationale ;
  
• à la conduite de la politique extérieure de la France ;
  
• à la sûreté de l'Etat, à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes ;
  
• au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d'opérations préliminaires à de telles procédures, sauf autorisation donnée par l'autorité compétente ;
  
• à la recherche, par les services compétents, des infractions fiscales et douanières ;
  
• ou, de façon générale, aux secrets protégés par la loi.

II. Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs :

• dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée et des dossiers personnels, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle ;
  
• portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ;
  
• faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.
  Les informations à caractère médical sont communiquées à l'intéressé, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet, dans le respect des dispositions de l'article L. 1111-7 du code de la santé publique.

III. Lorsque la demande porte sur un document comportant des mentions qui ne sont pas communicables en application du présent article mais qu'il est possible d'occulter ou de disjoindre, le document est communiqué au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions.

Sous quels délais l'accès intégral et sans restriction est-il possible ?

L'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 précise :
Les documents administratifs non communicables au sens du présent chapitre deviennent consultables au terme des délais et dans les conditions fixés par les articles L. 213-1 et L. 213-2 du code du patrimoine.

Les documents non librement communicables au titre de la loi du 17 juillet 1978 ou seulement communicables par extraits font l'objet de délais spécifiques avant toute communication (art. L. 213-1 et s. du Code du patrimoine), précisés en colonne 3. Avant l'expiration des ces délais, des procédures de communication par dérogation existent (cf. www.archives-judiciaires.justice.gouv.fr).

2. Qui contacter ? - ↑ -

Les services détenteurs des documents

La colonne « service compétent » du tableau désigne, lorsque c'est possible, le service auquel s'adresser pour demander l'accès à un type particulier de document.

Il est recommandé de s'adresser de préférence aux services mentionnés dans cette colonne pour accéder aux documents énumérés dans le tableau.

Il arrive qu'aucun service compétent ne soit mentionné ; en ce cas, il faut comprendre que le type de document décrit est susceptible d'être présent dans un très grand nombre de services du ministère (c'est le cas, par exemple, des notes de service et des rapports).

Le responsable de l'accès aux documents administratifs

Par défaut, le responsable de l'accès aux documents administratifs est le chef du bureau des affaires juridiques et du contentieux.

La Commission d'accès aux documents administratifs

En cas de réponse négative, ou d'absence de réponse dans un délai de deux mois, il est possible de saisir pour avis la commission d'accès aux documents administratifs. La saisine de la CADA est obligatoire avant tout recours devant la juridiction administrative.

Les Archives

Au bout d'un certain délai, variable, les services cessent d'être détenteurs des documents décrits dans le tableau : ceux-ci sont versés aux Archives. Les modalités d'archivage sont décrites sur le site www.archives-judiciaires.justice.gouv.fr.

3. Sous quelle forme et à quel coût se fait la consultation ? - ↑ -

L'article 4 de la loi 78-753 du 17 juillet 1978 dispose que :
L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :
a) Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
b) Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;
c) Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Pour l'ensemble des documents mentionnés dans ce tableau, les coûts de reproduction sont régis par l'arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif, soit :

• 0,18 Euro par page de format A 4 en impression noir et blanc ;
• 1,83 Euro pour une disquette ;
• 2,75 Euro pour un cédérom.

Extrait de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 (« loi CADA »), article 18

"Toute personne réutilisant des informations publiques en violation des prescriptions mentionnées aux deuxième et troisième alinéas du présent article est passible d'une amende prononcée par la commission mentionnée au chapitre III.

Le montant maximum de l'amende est égal à celui prévu par l'article 131-13 du code pénal pour les contraventions de 5e classe lorsque des informations publiques ont été réutilisées à des fins non commerciales en méconnaissance des dispositions de l'article 12 ou des conditions de réutilisation prévues par une licence délivrée à cet effet ou en violation de l'obligation d'obtention d'une licence.

Lorsque des informations publiques ont été réutilisées à des fins commerciales en méconnaissance des dispositions de l'article 12 ou des conditions de réutilisation prévues par une licence délivrée à cet effet ou en violation de l'obligation d'obtention d'une licence, le montant de l'amende est proportionné à la gravité du manquement commis et aux avantages tirés de ce manquement.

Pour l'application du troisième alinéa, le montant de l'amende prononcée pour sanctionner un premier manquement ne peut excéder 150 000 Euros. En cas de manquement réitéré dans les cinq années à compter de la date à laquelle la sanction précédemment prononcée est devenue définitive, il ne peut excéder 300 000 Euros ou, s'agissant d'une entreprise, 5 % du chiffre d'affaires hors taxes du dernier exercice clos dans la limite de 300 000 Euros.

La commission mentionnée au chapitre III peut, à la place ou en sus de l'amende, interdire à l'auteur d'une infraction la réutilisation d'informations publiques pendant une durée maximale de deux ans. Cette durée peut être portée à cinq ans en cas de récidive dans les cinq ans suivant le premier manquement.

La commission peut également ordonner la publication de la sanction aux frais de celui qui en est l'objet selon des modalités fixées par décret en Conseil d'Etat.

Les amendes sont recouvrées comme les créances de l'Etat étrangères à l'impôt et au domaine."